Erasmus+ je program Europske unije za potporu obrazovanju, osposobljavanju, mladima i sportu 2021.-2027.g.

Ovaj program nudi mogućnosti financiranja za studente i organizacije, kao što su sveučilišta, istraživački centri, visoko obrazovanje, strukovno obrazovanje…

Moguće su nedoumice kod prijave na natječaj s obzirom na veliku odgovornost i ozbiljnost projekta, ako neki uvjet nije zadovoljen, moguć je povrat sredstava dobivenih iz EU. Kako do toga ne bi došlo, sastavili smo vodič kako napisati i provesti uspješan EU projekt (u našem slučaju projekt Frugal living) 🙂

Prijava projekta

Što se same prijave tiče, potrebno je redovito pratiti objave natječaja na stranicama mobilnost.hr i webgate.ec.europa.eu. Najidealnije bi bilo početi sa pripremom pisanja projekta najmanje mjesec i pol dana prije krajnjega roka prijave. Prijave projekata obično su krajem veljače, svibnja i listopada.

1.Korak – dogovor teme projekta sa ostalim članovima u timu za projekt

Za dogovor teme potrebno se konzultirati s ostatkom tima te provjeriti koje su teme već bile prijavljivane i odbijene pri samoj prijavi. Tema treba biti aktualna i inovativna. Prilikom istraživanja potrebno je imati u vidu koje su trenutne politike EU npr. zelena tranzicija, digitalizacija, socijalna uključivost, ruralni razvoj itd. Članovi bi trebali biti upoznati s temom te bi ona trebala imati prigodan i zanimljiv naziv.

2.Korak – osmišljavanje rasporeda projekta

Prvotno osmišljeni raspored neka bude samo početni kostur projekta, no s kasnijom realizacijom potrebno se pridržavati dobro razrađene agende. Što je agenda bolje razrađena, bit će ju lakše provoditi. Projekti mogu trajati u pravilu minimalno 5+2 dana (5 dana aktivnosti + 2 dana za putovanje). U pravilu svaki dan treba početi s nekim energizerom i završiti reflectionom. U ostatku popunjavanja vremena mi smo imali interkulturalne večeri sa sudionicima. Organizacija ostatka vremena ovisi o temi koja je izabrana za projekt i prilikom razrade bitno je odrediti ključne pojmove koje se želi obraditi u zadanom vremenu (u našem slučaju bankovne kartice, krediti, financijska pismenost…). Plan je da predzadnji dan sadrži neku aktivnost u kojoj se može objediniti sve naučeno. Bilo bi dobro da su korišteni različiti načini učenja:  predavanje, rasprava, grupni rad, vježbe timskih vještina i slično

 

 

Korak 3. – Pisanje Project proposala koji se šalje potencijalnim partnerima na projektu

 

Project proposal

 

 

Ovo je samo primjer kako to može izgledati (služi samo za pregled bitnih stavki koje je potrebno spomenuti). Prijedlog je poslati na što više organizacija kako bi dobili dovoljan broj zainteresiranih. Standardan broj organizacija za sudjelovanje je do sada bio +5 inozemnih organizacija, ali to ovisi o dogovoru s timom. Kada im to šaljete, od njih očekujete da vam pošalju PIF svoje organizacije.

Link za organizacije https://www.salto-youth.net/tools/otlas-partner-finding/organisations/

Korak 4. – Platforma za prijavu projekta (upisivanje partnera, mandatna pisma, letter of honor)

Ako ste na glavnoj stranici webgate.ec.europa.eu treba samo otići na opportunities à erasmus+ à youth i doći ćete do ove stranice. Na njoj se bira odgovarajući projekt. Kada ispunite ove osnovne dijelove projektne prijave moguće je kreirati Mandatna pisma koja na potpis šaljete svakoj organizaciji partneru i oni trebaju prije konačne prijave poslati nazad potpisana i poštambiljana mandatna pisma. Uz njih potrebna je isprintana i potpisana Declaration On Honour koju potpisuje samo organizacija prijavitelj (na kartici Annexes).

Korak 5. Završetak prijave

 

Najbolje je da se odradi barem 2 do 3 dana prije isteka roka prijave jer platforma zadnji i predzadnji dan zna biti preopterećena korisnicima i rušiti se. Nakon svega ovoga čestitam što si izvršio/la svoju prvu prijavu projekta! Slijedi čekanje rezultata koje može potrajati.

Provedba projekta

Potrebno je na vrijeme kreirati ankete, informirati sudionike i partnere, napraviti sve što je potrebno da se ne dogode eventualne krive interpretacije, prirediti marketinške detalje, dogovoriti dvorane i smještaj, dogovoriti predavače i biti svjestan da je potrebno imati točan i konkretan popis ljudi koji dolaze na razmjenu jer Nacionalna agencija svakako taj popis traži prije provedbe svakog projekta. Popis sadrži ime, prezime, email, godine, spol, državu, grad te je te informacije potrebno prikupiti o sudionicima.

Youthpass

Prije početka projekta potrebno je na youthpass stranici kreirati projekt i popisati sve sudionike i osnovne informacije o njima. Tokom provedbe projekta ili nakon istog potrebno je sudionicima omogućiti da sami uređuju svoj profil i to naknadno prekontrolirati kako bi se mogli isprintati youthpass-ovi i podijeliti zadnji dan ili isprintati i potpisane skenirati te im ih naknadno poslati.

 

Diseminacija

Voditelj projekta dobit će na mail link na kojem će morati priložiti sve rezultate vidljivosti projekta, objasniti tematiku, priložiti materijale koji su se koristili i objasniti efekte projekta. Zbog toga je potrebno od svakog partnera poslije provedbe projekta tražiti određene vrste objava na društvenim mrežama tih organizacija i slično.

Druga i puno bitnija stvar je diseminacija projekta putem platforme Mobility Tool se kao voditelj projekta te ispuniti sve podatke vezane uz sudionike. Sukladno tome, program će sam izračunati konkretan iznos prijavljenih troškova te je potrebno na kraju prilikom kreiranja završnog izvješća provjeriti slažu li se iznosi u odnosu na prijavu. U posljednjoj kartici potrebno je kreirati završno izvješće u kojemu će se opisno trebati ispisati svi rezultati projekta, priložiti ponovno raspored i declaration of honor potpisana s trenutno važećim zakonskim zastupnikom (hint: možete kopirati šta ste stavili od opisnih pitanja u prijavi i prilagoditi ih)

 

Ovo je potrebno napraviti unutar 2 mjeseca od završetka provedbe projekta kako se ne bi dobila nekakva vrsta kazne od strane Nacionalne agencije. Tek kada se evaluacijom diseminacije od strane Nacionalne agencije procijeni da je projekt proveden sukladno prijavi, sva sredstva ,ili određen njihov dio, će biti raspoloživa organizaciji na trošenje. U slučaju nedostatne provedbe moguće je odbijanje sredstava i potpuno vraćanje cijelog iznosa agenciji.

 

Članak je napisala kliničarka Izabela Lukić.